Bonnes pratiques CIR : la justification des dépenses de personnel

Les agents de l’Administration attendent que les entreprises soient en mesure, pour chaque opération :

• D’identifier précisément le personnel engagé ;
• De décrire pour chacun le rôle dans l’opération de R&D (compétences et tâches scientifiques et techniques exactes accomplies pour participer à la levée des verrous) ;
• De tenir à disposition des administrations tous les justificatifs nécessaires (CV et fiches de poste) ;
• De préciser le temps passé sur chaque opération de R&D et non sur un axe de R&D complet.

Le fait que les chercheurs et techniciens de recherche soient affectés en permanence à des fonctions de recherche ne rend pas nécessairement leur activité éligible en totalité au CIR. L’entreprise devra tenir compte des activités non éligibles du personnel telles que les formations, les déplacements, les commandes de matériel, le recrutement…

Les entreprises doivent donc établir le temps réellement passé à la réalisation d’opérations de R&D, toute détermination forfaitaire étant exclue.

Il est indispensable qu’il y ait adéquation entre le temps déclaré et l’activité décrite :

• Pour les personnes participant à une opération de R&D à hauteur d’un faible pourcentage de leur temps de travail, l’entreprise doit veiller à démontrer en quoi leur contribution est indispensable à l’accomplissement de l’opération.
• Pour les personnes participant à une opération de R&D à hauteur de 100 % de leur temps de travail, l’entreprise doit également veiller à justifier cette quotité.

Dans une affaire récente (CAA de TOULOUSE, 1ère chambre, 16/03/2023, 21TL01556), une société a vu son CIR remis en cause par l’administration fiscale en raison d’une justification insuffisante de techniciens de recherche affectés ponctuellement à des opérations de R&D.

Pour justifier leur soutien indispensable aux opérations de R&D, la société avait produit :

• Une attestation du directeur indiquait de manière synthétique, pour chacun des onze salariés susmentionnés, les projets de recherche dans le cadre desquels ils sont intervenus, la tâche réalisée et le nombre de jours consacrés aux opérations ;
• Des fiches de temps indiquant le nombre de jours consacrés aux travaux de recherche, ventilés par opération de recherche et par mois ;
• Et des fiches de poste qui pouvaient faire état d’une participation à la réalisation des essais de recherche et développement sur machines d’enduction.

Le juge a considéré que ces éléments étaient insuffisants puisqu’ils ne précisent pas les dates des différentes interventions et la durée exacte de la participation des intéressés. Il en conclut que les onze salariés ne participent pas aux opérations de recherche menées en étroite collaboration avec les chercheurs.

Tenir un suivi détaillé des temps, qui permettra de distinguer les heures consacrées à des opérations de R&D de celles consacrées à d’autres activités. Le suivi des temps doit se faire par opération de R&D (et phase du projet) et par mois.

Produire des fiches de temps ne suffit pas à justifier les dépenses de personnels éligibles au CIR. Il est également indispensable de conserver des justificatifs suffisants permettant de démontrer la réalité et le caractère indispensable des travaux de R&D réalisés par les salariés.

Les justificatifs peuvent prendre la forme d’agendas des salariés concernés, de compte rendu de réunion avec une date et les personnes présentes, de compte rendu des entretiens annuels, de rapport de recherches, etc. ces éléments doivent permettre de justifier d’une date certaine.

Impliquer les salariés qui sont les mieux placés pour justifier des dépenses liées à leur activité. Il est donc recommandé de les associer à la production des fiches de temps et en leur demandant de fournir des justificatifs supplémentaires si nécessaire.

Il est important de bien documenter et justifier les dépenses de personnels affectés aux opérations de recherche et développement, l’administration et le juge se montrent de plus en plus exigeant en la matière.